KANDIDATŲ Į DARBUOTOJUS IR KITŲ DUOMENŲ SUBJEKTŲ ASMENS DUOMENŲ PRIVATUMO TAISYKLĖS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. UAB „INVL Asset Management“ ir UAB FMĮ „INVL Financial Advisors“, įskaitant filialus Latvijoje ir Estijoje (toliau kartu – Bendrovės) kandidatų į darbuotojus ir kitų duomenų subjektų asmens duomenų privatumo taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato vykdomą kandidatų, įdarbinimo svetainės lankytojų ir kitų asmenų asmens duomenų tvarkymą ir pateikia informaciją apie tai, kokius asmens duomenis ir kokiu pagrindu Bendrovės renka ir tvarko, kam juos naudoja, kiek laiko saugo ir kitą susijusią informaciją. Bendrovės įdarbinimo procesą valdo ir tvarko asmens duomenis per savo karjeros svetainę (toliau „Karjeros svetainė").

2. Taisyklės gali būti keičiamos, pildomos ir (ar) atnaujinamos esant poreikiui ar pasikeitus teisės aktų redakcijoms. Naujausia ir aktuali Taisyklių versija skelbiama Bendrovių Interneto svetainėse adresu: „INVL Asset Management“ privatumo politika ir „INVL Financial Advisors” privatumo politika.

TAIKYMAS

3. Kandidatų, įdarbinimo svetainės lankytojų ir kitų asmenų asmens duomenys tvarkomi vadovaujantis Bendruoju duomenų apsaugos reglamentu (ES) 2016/679 (toliau – BDAR), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu, Latvijos Respublikos asmens duomenų tvarkymo įstatymu, Estijos Respublikos asmens duomenų apsaugos įstatymu, taip pat kitais šią sritį reglamentuojančiais teisės aktais.

4. Su Taisyklėmis susiję sekantys dokumentai yra laikomi neatskiriama šių Taisyklių dalimi ir taikomi kartu su: Pareigybių sąrašas, kurioms taikomas (ne)teistumo reikalavimas „INVL Asset Management“ (toliau – Sąrašas) ir Pareigybių sąrašas, kurioms taikomas (ne)teistumo reikalavimas „INVL Financial Advisors“, išskyrus filialus Latvijoje ir Estijoje (toliau – Sąrašas, Sąrašai).

SĄVOKOS

5. Asmens duomenys - tai bet kokia informacija, kuri gali būti naudojama identifikuoti asmenį, taip pat bet kokia informacija apie asmenį, kuris jau yra identifikuotas. Pavyzdžiui, vardas, pavardė, el. pašto adresas, telefono numeris ir IP adresas. Kandidatų, įdarbinimo svetainės lankytojų ir kitų asmenų asmens duomenys tvarkomi tik Europos Sąjungos teritorijoje. Duomenų subjektas – (toliau – „kandidatas“, „ir/ar kitas duomenų subjektas“, kartu vadinamas „duomenų subjektas“) fizinis asmuo, kuris:

1) prisijungia per Bendrovių Karjeros svetainę, kad sukurtų savo profilį ir gautų informaciją apie esamas ar būsimas laisvas darbo vietas, susijusias su Bendrovėmis ir INVL įmonių grupe (t.y.„Invalda INVL" įmonių grupe, kurią šiuo metu sudaro: UAB „INVL Asset Management", AB „Invalda INVL", UAB FMĮ „INVL Financial Advisors" (įskaitant Estijos ir Latvijos filialus), UTIB „INVL Baltic Real Estate", UTIB „INVL Technology" ir AB „INVL Baltic Farmland"; įmonių grupės sudėtis gali keistis) (kandidatas);

2) kandidatuoja į poziciją Bendrovėse per Karjeros svetainę arba trečiosios šalies paslaugą (kandidatas);

3) apsilanko Bendrovių Karjeros svetainėje (lankytojas);

4) rekomenduojantis asmuo, apie kurį informacija gaunama iš Kandidato, kuris nurodo jus kaip jį rekomenduojantį asmenį arba asmuo pats rekomenduojantis kandidatą (rekomenduojantis asmuo).

6. Kitos Taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos BDAR ir kituose teisės aktuose.

ATRANKOS Į DARBO VIETĄ VYKDYMAS IR KANDIDATŪROS VERTINIMAS

7. Vykdydama atrankas į Bendrovėse esančias laisvas darbo vietas ir vertindama kandidatūrą, Bendrovės tvarko toliau nurodytus kandidato duomenis:

7.1. bendrąją informaciją apie kandidatą: kandidato vardas, pavardė, gimimo data, gyvenamosios vietos adresas, el. pašto adresas ir (ar) telefono numeris, informacija apie kandidato darbo patirtį (darbovietė, darbo laikotarpis, pareigos, atsakomybės ir (ar) pasiekimai), informacija apie kandidato išsilavinimą (mokymo įstaiga, mokymosi laikotarpis, įgytas išsilavinimas ir (ar) kvalifikacija), informaciją apie kvalifikacijos kėlimą (išklausyti mokymai, įgyti sertifikatai), informaciją apie kalbų bei informacinių technologijų mokėjimą, vairavimo pažymėjimą (jei tai reikalinga darbo funkcijoms atlikti), kitas kompetencijas, asmenines savybes, siekiant nustatyti kandidato asmens tapatybę bei atitikimą keliamiems kvalifikacijos reikalavimams numatytai pareigybei;

7.2. sveikatos būklę patvirtinančius dokumentus (pvz.: profilaktinis darbuotojo sveikatos patikrinimas, informaciją apie neįgalumą ir darbingumo lygį), siekiant įvertinti kandidato darbingumą, pagal darbo saugos ir sveikatos teisės aktų reikalavimus;

7.3. informaciją apie nepriekaištingą kandidato reputaciją (tinkamo Bendrovių, kaip licencijuoto finansų rinkos dalyvio, teisės aktuose numatytų pareigų vykdymo tikslu);

7.4. informaciją apie ryšius su kitomis įmonėmis, vykdomą ūkinę komercinę veiklą, siekiant išvengti galimų interesų konfliktų situacijų ir jas valdyti;

7.5. duomenys apie (ne) teistumą, vadovaujantis Bendrovių teisėtais interesais, t. y., apsisaugoti nuo Bendrovėms keliamos galimos rizikos užimant tam tikras pareigybes;

7.6. kitą informaciją, kurią kandidatas pateikė savo gyvenimo aprašyme, motyvaciniame laiške ar kituose kandidatavimo dokumentuose bei informaciją, esančią viešoje erdvėje (pvz.: internetiniuose portaluose);

7.7. rekomendacijas, darbdavių atsiliepimus: kandidatą rekomenduojantis ar atsiliepimą teikiantis asmuo, jo kontaktas, rekomendacijos ar atsiliepimo turinys;

7.8. kandidato vertinimo informaciją: pokalbio su kandidatu suvestinė, atranką vykdančio asmens (-ų) įžvalgos ir nuomonės, kandidato testavimo rezultatai.

8. 7.2.- 7.5. punktuose nurodyti duomenys renkami ir tvarkomi tik galutiniame atrankos etape.

9. Kai kandidatas jungiasi prie Karjeros svetainės ir sukuria savo profilį ar kandidatuoja į paskelbtą laisvą poziciją, taip pat, kai lankytojas lankosi Karjeros svetainėje ar nurodomas rekomenduojantis asmuo, tvarkomi tokie asmens duomenys:

9.1.Įrenginio informacija – jei lankotės mūsų Karjeros svetainėje, renkame informaciją apie jūsų įrenginį, pavyzdžiui, IP adresą, naršyklės tipą ir versiją, seanso elgseną, srauto šaltinį, ekrano skiriamąją gebą, pageidaujamą kalbą, geografinę vietą, operacinę sistemą ir įrenginio nustatymus / naudojimą.

9.2.Techniniai ir statistiniai duomenys – jei lankotės mūsų Karjeros svetainėje, renkame techninius ir statistinius duomenis apie tai, kaip naudojatės svetaine, pavyzdžiui, informaciją apie tai, kuriuos URL lankote, ir jūsų veiklą svetainėje.

9.3.Komunikacijos duomenys – renkame ir saugome jūsų susirašinėjimą su mumis, įskaitant komunikacijos metu pateiktą informaciją. Tai gali apimti el. laiškų turinį, vaizdo įrašus, žinutes socialiniuose tinkluose, informaciją, kurią pridedate prie savo paskyros pas mus, apklausas ir kt.

9.4.Kontaktiniai duomenys – tokie kaip jūsų vardas ir pavardė, el. pašto adresas, telefono numeris ir gyvenamosios vietos adresas.

10. Bendrovės Kandidato ir kito duomenų subjekto asmens duomenis renka ir tvarko tik ta apimtimi, kiek tai yra būtina vykdant atranką į konkrečią darbo poziciją ir kiek tai yra leidžiama pagal galiojančius teisės aktus. Nepateikus nurodytų asmens duomenų, Bendrovės negalės priimti vertinti kandidato tinkamumo užimti laisvą darbo poziciją ir atlikti atrankos procedūrų

11. Jeigu kandidatas pateikia Bendrovėms kitų su juo susijusių asmenų duomenis, kandidatas šiuos asmenis turi apie tai informuoti ir supažindinti juos su šių Taisyklių nuostatomis.

12. Taisyklių 7 – 9 punkte nurodytų Kandidatų ir kitų duomenų subjektų asmens duomenų (toliau – Duomenys) tvarkymo teisinis pagrindas gali būti – Duomenų subjekto ketinimas sudaryti sutartį su Bendrovėmis; Duomenų subjekto sutikimas tvarkyti jo asmens duomenis konkrečiu tikslu; įstatymuose nustatytų Bendrovėms taikomų pareigų vykdymas. Bendrovės taip pat gali tvarkyti duomenų subjekto asmens duomenis vadovaudamasi teisėto intereso koncepcija (pavyzdžiui, tvarkymas yra būtinas Bendrovių teisėtam interesui, kad įdarbinti talentus, turinčius mums reikalingą kompetenciją, taip pat siekdamos užtikrinti veiklos rizikos valdymą, užtikrinti Karjero svetainės veikimo saugumą), įgyvendinusi BDAR nustatytus reikalavimus. Taikomų teisės aktų numatytomis sąlygomis tų pačių Kandidato asmens duomenų tvarkymui gali būti taikomas vienas ar keli aukščiau nurodyti teisiniai pagrindai.

13. Kandidato asmens duomenis apie apkaltinamuosius nuosprendžius ir nusikalstamas veikas Bendrovės turi teisę tvarkyti esant teisės aktų reikalavimams arba teisėtam interesui, t. y., valdyti Bendrovių prisiimamą riziką, apginti Bendrovių reputaciją ir kitus teisėtus interesus. Pareigybės, kurioms taikomi (ne) teistumo reikalavimai nustatomos Bendrovių Valdybos sprendimu. Latvijos ir Estijos filialų kandidatams neteistumo tikrinimas pagal teisėtą interesą netaikomas.

14. Kandidatų, kurių asmens duomenys apie apkaltinamuosius nuosprendžius ir nusikalstamas veikas, neprivalo būti tvarkomi konkrečiais teisės aktuose nustatytais pagrindais, o gali būti tvarkomi Bendrovių teisėtų interesų pagrindu, kaip nurodyta Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatyme ir laikantis BDAR nurodytų reikalavimų ir, kai taikomos šios duomenų subjektų teisių ir laisvių apsaugos priemonės:

14.1. Bendrovės atlieka teisėtų savo interesų tvarkyti Kandidato asmens duomenis apie apkaltinamuosius nuosprendžius ir nusikalstamas veikas vertinimą ir raštu parengia šio vertinimo ataskaitą. Atliekant šį vertinimą, atsižvelgiama į konkrečių pareigų ar darbo funkcijų ypatumus, riziką, kuri Bendrovėms gali kilti esant asmeniui, teistam už tam tikras nusikalstamas veikas, einant pareigas ar atliekant darbo funkcijas, taip pat į reikalavimo asmeniui būti neteistam už tam tikras nusikalstamas veikas pagrįstumą ir proporcingumą, darbuotojo pagrindines teises ir laisves bei kitas reikšmingas aplinkybes. Atliekant šį vertinimą konsultuojamasi su Asmens duomenų apsaugos vadovu;

14.2. Bendrovės patvirtino ir savo interneto svetainėje, paskelbė pareigų, kurias einančiam asmeniui keliamas reikalavimas būti neteistam už tam tikras nusikalstamas veikas, arba darbo funkcijų, kurias atliekančiam asmeniui keliamas šis reikalavimas, Sąrašą. Šiame Sąraše nurodomos ir nusikalstamos veikos, už kurias toks asmuo turi būti neteistas. Su Sąrašu galite susipažinti „INVL Asset Management" ir „INVL Financial Advisors".

14.3. Tvarkomi tik to Kandidato asmens duomenys apie apkaltinamuosius nuosprendžius ir nusikalstamas veikas, kurio einamos pareigos arba atliekamos darbo funkcijos yra įtrauktos į Taisyklių 14.2. punkte nurodytą Sąrašus;

14.4. Bendrovių nurodytos apimties duomenis apie apkaltinamuosius nuosprendžius ir nusikalstamas veikas Bendrovėms pateikia pats kandidatas. Bendrovės turi teisę paprašyti pateikti naują (ne) teistumo pažymą, tuo atveju, jeigu atsirado naujų aplinkybių (įvykių) lėmusių naujos (ne) teistumo pažymos išdavimą, yra pagrįsta Bendrovių abejone, kad duomenys nėra tikslūs arba yra pasikeitę ir kt. Šiuos duomenis ir (ne) teistumo pažymas tvarko ir saugo Bendrovių Personalo ir administracijos padalinys.

15. Kandidato asmens duomenis iš kitų šaltinių Bendrovės rinks vadovaujantis teisės aktais arba gavusi atskirą kandidato sutikimą. Pavyzdžiui, kandidato pateiktas rekomendacijas Bendrovės tikrins arba atsiliepimo iš kandidato nurodytų buvusių darbdavių teirausis tik informavusi kandidatą. Gavusi kandidato sutikimą, Bendrovės galės kreiptis į esamą kandidato darbdavį dėl duomenų, susijusių su kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir dalykinėmis savybėmis rinkimo.

16. Jeigu pasibaigus atrankai į atitinkamą darbo vietą Bendrovės nepasirinks kandidato kandidatūros ir nesudarys su kandidatu darbo sutarties, visus atrankos tikslais surinktus Kandidato asmens duomenis Bendrovės sunaikins, nebent bus gautas kandidato sutikimas dėl jo duomenų įtraukimo į Bendrovių kandidatų duomenų bazę. Kandidato nepateiktas atsakymas dėl Kandidato asmens duomenų įtraukimo į duomenų bazę bus laikomas kandidato nesutikimu.

17. Jeigu kandidatas sutiks būti įtrauktas į Bendrovių kandidatų duomenų bazę ir gauti informaciją apie ateityje Bendrovių ar „Invalda INVL“ grupės įmonių1 vykdomas darbuotojų paieškas ir atrankas, Bendrovių kandidatų duomenų bazėje toliau tvarkys 7-9 punkte nurodytus kandidato duomenis, išskyrus duomenis apie (ne) teistumą. Duomenys bus tvarkomi ne ilgiau nei 12 mėnesių po atrankos pabaigos.

18. Kandidatas yra laisvas nesutikti, kad jo duomenys pasibaigus atrankai būtų įtraukiami ir toliau tvarkomi kandidatų duomenų bazėje, taip pat kandidatas gali bet kuriuo metu atšaukti savo sutikimą ir prašyti pašalinti jo duomenis iš kandidatų duomenų bazės.

19. Ilgesnis nei šiose Taisyklėse nurodytas kandidato asmens duomenų saugojimas gali būti vykdomas tik esant teisės aktuose numatytiems pagrindams.

ASMENS DUOMENŲ TVARKYMO TIKSLAI

20. Vykdyti atrankas į darbo vietą ir vertinti kandidatūras, peržiūrėti Bendrovėms pateiktus profilius ir paraiškas. Tai apima ir bendravimą su kandidatais dėl paraiškos ir profilio.

21. Rinkti ir vertinti kandidato profesinį profilį savo iniciatyva. Tai apima ir bendravimą su kandidatu dėl jo profilio.

22. Tiesiogiai susisiekti su Kandidatu dėl konkrečių esamų ar būsimų laisvų darbo vietų Bendrovėse.

23. Teikti kandidatams informaciją apie laisvas darbo vietas Bendrovėse.

24. Saugoti ir ginti Bendrovių teises, interesus ir kitų asmenų interesus, pavyzdžiui, ryšium su teisiniais ieškiniais.

25. Rinkti informaciją apie jūsų naudojimąsi Karjeros svetaine, naudojant slapukus ir kitas sekimo technologijas, kaip aprašyta mūsų Slapukų politikoje.

26. Prižiūrėti, tobulinti, testuoti ir kitaip užtikrinti Karjeros svetainės saugumą bei analizuoti, kaip naudojamasi Karjeros svetaine ir jos turiniu bei kaip ji veikia, siekiant gauti statistinius duomenis ir pagerinti veiklos efektyvumą.

27. Susisiekti su rekomenduojančiu asmeniu ir paprašyti pateikti informaciją apie kandidatą bei įvertinti jūsų pateiktą informaciją.

DUOMENŲ GAVIMO ŠALTINIAI

28. Dažniausiai kandidato duomenis Bendrovės gauna tiesiogiai iš kandidato, kai jis atsiliepia į Bendrovių darbo skelbimą ir (ar) pateikia savo gyvenimo aprašymą, kandidato anketą ir (ar) kitus kandidatavimo dokumentus (CV, motyvacinį laišką ar kt.) arba susisiekiate su mumis..

29. Informaciją apie kandidato kandidatūrą, jo gyvenimo aprašymą ir (ar) kitus kandidatavimo dokumentus Bendrovės taip pat gali gauti iš darbo paieškos, atrankos ir (ar) tarpininkavimo paslaugas teikiančių subjektų, pvz. įdarbinimo agentūrų, darbo paieškos internetinių portalų, taip pat iš rekomenduojančių asmenų, iš mūsų darbuotojų, kai jie mano, kad jūsų profilis gali būti aktualus mūsų esamoms ar būsimoms laisvoms darbo vietoms. Šiais atvejais duomenys tvarkomi Bendrovių teisėtų interesų pagrindu (BDAR 6 str. 1 d. f p.) — siekiant rasti tinkamus kandidatus laisvoms darbo vietoms užimti. Apie duomenų tvarkymą kandidatas informuojamas pirmojo kontakto su juo metu, nurodant duomenų gavimo šaltinį ir pateikiant nuorodą į šias Taisykles.

30. Iš viešų šaltinių, pavyzdžiui, specializuotų karjeros socialinių tinklų (pvz. „Linkedin“), darbdavio interneto svetainės.

31. Tam tikrą informaciją apie kandidatą Bendrovės taip pat gali gauti iš trečiųjų asmenų, pvz. kandidatą rekomenduojančių asmenų, esamų ar buvusių darbdavių arba informaciją iš viešųjų šaltinių.

32. Iš karjeros svetainės. Jei lankotės mūsų Karjeros svetainėje, renkame techninius ir statistinius duomenis apie tai, kaip naudojatės Karjeros svetaine, bei informaciją iš jūsų įrenginio35. Iš kandidato, kuris jus nurodė, kaip rekomenduojantį asmenį. Jei kandidatas nurodo jus kaip jį rekomenduojantį asmenį, jūsų kontaktinius duomenis gauname iš kandidato, kad galėtume su jumis susisiekti.

DUOMENŲ ATSKLEIDIMAS TRETIESIEMS ASMENIMS

33. Bendrovės kandidato ar kito duomenų subjekto asmens duomenis gali perduoti tvarkyti tretiesiems asmenims, kurie padeda Bendrovėms vykdyti kandidatų atranką arba kurie teikia su atranka, kandidatų vertinimu ir Bendrovių vidaus administravimu susijusias paslaugas, Karjeros svetainės paslaugas. Tokiais asmenimis (duomenų tvarkytojais) gali būti Bendrovių pasitelkti išorės personalo atrankos ir (ar) vertinimo paslaugų teikėjai, duomenų bazių programinės įrangos tiekėjai, duomenų bazių administravimo paslaugų teikėjai, Karjeros svetainės paslaugas teikianti bendrovė ir pan. Kiekvienu atveju duomenų tvarkytojui pateikiama tik tiek duomenų, kiek yra būtina konkrečiam pavedimui įvykdyti ar konkrečiai paslaugai suteikti. Bendrovių pasitelkti duomenų tvarkytojai gali tvarkyti duomenų subjekto asmens duomenis tik pagal Bendrovių nurodymus ir negali jų naudoti kitiems tikslams ar perduoti kitiems asmenims be Bendrovių sutikimo. Be to, Bendrovių pasitelkti duomenų tvarkytojai privalo užtikrinti duomenų subjekto duomenų saugumą pagal galiojančius teisės aktus ir su Bendrovėmis sudarytus rašytinius susitarimus.

34. Galime teikti jūsų asmens duomenis mūsų grupės įmonėmis -„Invalda INVL“ grupės įmonėms, kai jos teikia mums paslaugas ir funkcionalumą darbdavio įvaizdžio formavimo ir įdarbinimo procese, pavyzdžiui, suteikia prieigą prie tam tikrų sistemų ir programinės įrangos. Kandidatų asmens duomenis Bendrovės taip pat gali teikti „Invalda INVL“ grupės įmonėms, jeigu Bendrovių nuomone, kandidato kandidatūra gali būti tinkama darbo vietai minėtose įmonėse užimti ir kandidatas yra išreiškęs sutikimą.

35. Tvarkomi asmens duomenys taip pat gali būti pateikiami kompetentingoms valdžios arba teisėsaugoms įstaigoms arba priežiūros institucijoms, tačiau tik joms pareikalavus ir tik tada, kai to reikalaujama pagal galiojančius teisės aktus arba teisės aktų numatytais atvejais, kai priežiūros institucijos sutikimas būtinas dėl kandidato ketinamų eiti pareigų.

36. Jūsų asmens duomenys gali būti pateikti šalims, dalyvaujančioms teisiniuose procesuose, jei reikia apsaugoti ar ginti mūsų teises.

DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISĖS

37. Duomenų subjektas turi teisę gauti Bendrovių patvirtinimą ar Bendrovės tvarko duomenų subjekto asmens duomenis, o taip pat teisę susipažinti su Bendrovių tvarkomais duomenų subjekto asmens duomenimis ir informacija apie duomenų tvarkymo tikslus, tvarkomų duomenų kategorijas, duomenų gavėjų kategorijas, duomenų tvarkymo laikotarpį, duomenų gavimo šaltinius, kiek laiko yra saugomi, kam teikiami asmens duomenys (teisė susipažinti su savo asmens duomenimis). Siekiant gauti tokią informaciją, duomenų subjektas turi kreiptis el. pašto adresu, nurodytu šiose Taisyklėse.

38. Jeigu pasikeitė kandidato kandidatavimo dokumentuose Bendrovėms pateikti duomenys arba duomenų subjektas mano, kad Bendrovių tvarkoma informacija apie jį yra netiksli ar neteisinga, duomenų subjektas turi teisę reikalauti šią informaciją pakeisti, patikslinti ir (ar) ištaisyti (teisė reikalauti ištaisyti asmens duomenis).

39. Esant tam tikroms BDAR įvardintoms aplinkybėms (kai asmens duomenys buvo tvarkomi neteisėtai, išnyko duomenų tvarkymo pagrindas ir kt.), duomenų subjektas turi teisę reikalauti, kad Bendrovės ištrintų duomenų subjekto asmens duomenis (teisė reikalauti ištrinti asmens duomenis – teisė būti pamirštam).

40. Esant BDAR įvardintoms aplinkybėms (kai asmens duomenys tvarkomi neteisėtai, laikotarpiu, kol yra nagrinėjamas duomenų subjekto prašymas dėl duomenų tikslumo ar duomenų tvarkymo ir kt., duomenų subjektas turi teisę reikalauti, kad Bendrovės apribotų duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymą, išskyrus saugojimą (teisė apriboti asmens duomenų tvarkymą).

41. Duomenų subjektas turi teisę nesutikti su asmens duomenų tvarkymu, kai asmens duomenys tvarkomi siekiant teisėtų Bendrovių interesų, nurodydamas nesutikimo su asmens duomenų tvarkymu priežastis. Bendrovės nebetvarko toliau asmens duomenų, išskyrus atvejus, kai Bendrovės įrodo, kad duomenys tvarkomi dėl įtikinamų teisėtų priežasčių, kurios yra viršesnės už duomenų subjekto interesus, teises ir laisves, arba siekiant pareikšti, vykdyti ar apginti teisinius reikalavimus (teisė nesutikti su asmens duomenų tvarkymu).

42. Duomenų subjektas turi teisę reikalauti, kad Bendrovės raštu ar bendrai naudojama elektronine forma pateiktų duomenų subjekto Bendrovėms pateiktus asmens duomenis, kurie yra tvarkomi, taikant automatizuotas priemones, jo sutikimo ar sutarties vykdymo pagrindu, ir, jei įmanoma, perduotų tokius duomenis kitam paslaugų teikėjui (teisė į asmens duomenų perkeliamumą).

43. Tais atvejais, kai duomenų subjekto asmens duomenis Bendrovės tvarko jo sutikimo pagrindu, duomenų subjektas turi teisę bet kada atšaukti savo sutikimą ir reikalauti nutraukti tolimesnį asmens duomenų tvarkymą, kuris yra vykdomas sutikimo pagrindu. Atkreipiamas dėmesys, kad, atšaukus sutikimą, gali būti, kad Bendrovės negalės duomenų subjektui pateikti tam tikrų pasiūlymų, pavyzdžiui, pakviesti dalyvauti konkurse dėl naujai paskelbtų laisvų pareigų, jei duomenų subjektas nesutiko būti įtrauktas į kandidatų duomenų bazę.

44. Duomenų subjektas turi teisę pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai (adresas – L. Sapiegos g. 17, Vilnius, interneto svetainės adresas – https://vdai.lrv.lt).

45. Jeigu duomenų subjektas mano, kad jo duomenis Bendrovės tvarko pažeisdama duomenų apsaugos teisės aktų reikalavimus, taip pat visais kitais asmens duomenų tvarkymo klausimais, įskaitant prašymus dėl teisių įgyvendinimo, duomenų subjektas visuomet pirmiausia prašomas kreiptis tiesiogiai į Bendroves. Su Bendrovėmis, kaip duomenų subjektų asmens duomenų valdytojomis, galima susisiekti šiais būdais:

45.1. elektroniniu paštu info@invl.com;

45.2. kreiptis į Bendrovių duomenų apsaugos pareigūną (el. pašto adresas: dap@invl.com);

45.3. pašto korespondencijos adresu: Gynėjų g. 14, 01109, Vilnius

46. Duomenų valdytojų rekvizitai:

UAB „INVL Asset Management“

Juridinio asmens kodas: 126263073

Buveinės adresas: Gynėjų g. 14, 01109, Vilnius

Tel.: +37052790601

El. pašto adresas: info@invl.com

ir

UAB FMĮ „ INVL Financial Advisors“

Juridinio asmens kodas: 304049332

Buveinės adresas: Gynėjų g. 14, 01109, Vilnius

Tel.: +37052790601

El. pašto adresas: info@invl.com

47. Bendrovės gavusios duomenų subjekto prašymą dėl bet kurios jo teisės įgyvendinimo ir įsitikinus duomenų subjekto tapatybe, įsipareigoja nepagrįstai nedelsdami, tačiau bet kuriuo atveju ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo duomenų subjekto prašymo gavimo, pateikti duomenų subjektui informaciją apie veiksmus, kurių buvo imtasi pagal duomenų subjekto pateiktą prašymą. Atsižvelgiant į prašymų sudėtingumą ir skaičių, Bendrovės turi teisę vieno mėnesio laikotarpį pratęsti dar dviem mėnesiams, apie tai duomenų subjektą informuodama iki pirmojo mėnesio pabaigos ir nurodydami tokio pratęsimo priežastis.

48. Duomenų subjektas neturi mokėti jokio mokesčio tam, kad gautų informaciją apie jo tvarkomus asmens duomenis (arba pasinaudotų bet kuriomis kitomis teisėmis). Tačiau Bendrovės gali imti pagrįstą mokestį, jei duomenų subjekto prašymas yra akivaizdžiai nepagrįstas, pateikiamas pakartotinai arba yra neproporcingas.

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

49. Taisykles tvirtina Bendrovių generaliniai direktoriai. Taisyklės įsigalioja nuo jų patvirtinimo dienos.

50. Taisyklės gali būti papildomos ar keičiamos, atsižvelgiant į Bendrovių veiklos pokyčius ir poreikius.

51. Už šių Taisyklių paruošimą, atnaujinimą ir pakeitimus atsako Bendrovių Personalo ir administravimo padalinys.

52. Šių Taisyklių tekstas lietuvių kalba turi pirmenybę prieš tekstą anglų kalbą.

PERSONAL DATA PRIVACY POLICY FOR JOB CANDIDATES AND OTHER DATA SUBJECTS

GENERAL PROVISIONS

1. The Privacy Policy of UAB “INVL Asset Management” and UAB FMĮ “INVL Financial Advisors,” including their branches in Latvia and Estonia (hereinafter collectively referred to as the “Companies”), regarding the personal data of job applicants and other data subjects (hereinafter referred to as the “Policy”) sets forth the Company’s practices regarding the processing of personal data of job applicants, visitors to the recruitment website, and other individuals, and provide information on what personal data the Companies collect and process, on what basis, for what purposes, how long it is retained, and other related information. The Company manages its recruitment process and processes personal data through its career website (hereinafter the “Career Website”).

2. These Rules may be amended, supplemented, and/or updated as needed or in response to changes in legislation. The latest and current version of the Rules is published on the Companies’ websites at: “INVL Asset Management” Privacy Policy and “INVL Financial Advisors” Privacy Policy.

APPLICATION

3. The personal data of candidates, visitors to the recruitment website, and other individuals is processed in accordance with the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (hereinafter referred to as the GDPR), the Law on the Legal Protection of Personal Data of the Republic of Lithuania, the Law on the Processing of Personal Data of the Republic of Latvia, the Law on the Protection of Personal Data of the Republic of Estonia, as well as other legal acts regulating this area.

4. The following documents related to these Rules are considered an integral part of these Rules and apply in conjunction with them: the List of Positions Subject to the (Non-)Criminal Record Requirement at “INVL Asset Management” (hereinafter referred to as the “List”) and the List of Positions Subject to the (Non-)Conviction Requirement at “INVL Financial Advisors”, excluding branches in Latvia and Estonia (hereinafter referred to as the “List,” “Lists”).

DEFINITIONS

5. Personal data refers to any information that can be used to identify an individual, as well as any information about an individual who has already been identified. Examples include first name, last name, email address, phone number, and IP address. The personal data of candidates, visitors to the recruitment website, and other individuals is processed exclusively within the territory of the European Union. A data subject—(hereinafter referred to as “candidate,” “and/or other data subject,” collectively referred to as “data subject”)—is a natural person who:

1) logs in via the Companies’ Career website to create a profile and receive information about current or future job openings related to the Companies and the INVL Group (i.e., the “Invalda INVL” Group, which currently consists of: UAB “INVL Asset Management,” AB “Invalda INVL,” UAB FMĮ “INVL Financial Advisors” (including its branches in Estonia and Latvia), UTIB “INVL Baltic Real Estate,” UTIB “INVL Technology,” and AB “INVL Baltic Farmland”; the composition of the group of companies is subject to change) (candidate);

2) applies for a position at the Companies via the Career Website or a third-party service (candidate);

3) visits the Companies’ Career Website (visitor);

4) a referrer, information about whom is obtained from the Candidate who identifies you as their referrer, or a person who personally refers a candidate (referrer).

6. Other terms used in these Rules shall be understood as defined in the GDPR and other applicable laws.

JOB RECRUITMENT AND CANDIDATE EVALUATION

7. When conducting recruitment for open positions at the Companies and evaluating candidates, the Companies process the following candidate data:

7.1. general information about the candidate: the candidate’s first name, last name, date of birth, residential address, email address, and/or phone number; information about the candidate’s work experience (employer, period of employment, duties, responsibilities, and/or achievements); information about the candidate’s education (educational institution, period of study, degree and/or qualification obtained), information about professional development (training courses completed, certificates obtained), information regarding language and information technology skills, a driver’s license (if required to perform job duties), other competencies, and personal characteristics, in order to verify the candidate’s identity and determine their compliance with the qualification requirements for the position in question;

7.2. documents confirming the candidate’s health status (e.g., preventive employee health examinations, information regarding disability and level of work capacity), in order to assess the candidate’s work capacity in accordance with occupational safety and health legislation;

7.3. information regarding the candidate’s impeccable reputation (for the purpose of ensuring that the Company, as a licensed financial market participant, properly fulfills its obligations under applicable laws);

7.4. information about relationships with other companies and ongoing business and commercial activities, in order to prevent and manage potential conflicts of interest;

7.5. information regarding a criminal record (or lack thereof), in accordance with the Companies’ legitimate interests, i.e., to protect the Companies from potential risks associated with holding certain positions;

7.6. other information provided by the candidate in their resume, cover letter, or other application documents, as well as information available in the public domain (e.g., on online portals);

7.7. recommendations and employer references: the person recommending the candidate or providing a reference, their contact information, and the content of the recommendation or reference;

7.8. candidate evaluation information: a summary of the interview with the candidate, the insights and opinions of the person(s) conducting the selection process, and the candidate’s test results.

8. The data specified in sections 7.2–7.5 is collected and processed only during the final stage of the selection process.

9. When a candidate logs in to the Career Site and creates a profile or applies for a posted job opening, as well as when a visitor browses the Career Site or a referrer is identified, the following personal data is processed:

9.1. Device information—if you visit our Career Site, we collect information about your device, such as IP address, browser type and version, session behavior, traffic source, screen resolution, preferred language, geographic location, operating system, and device settings/usage.

9.2. Technical and Statistical Data – When you visit our Career Site, we collect technical and statistical data about how you use the site, such as information about which URLs you visit and your activity on the site.

9.3. Communication Data – We collect and store your correspondence with us, including information provided during such communications. This may include the content of emails, videos, social media messages, information you add to your account with us, surveys, and more.

9.4. Contact Information – such as your first and last name, email address, phone number, and residential address.

10. The Company collects and processes the personal data of candidates and other data subjects only to the extent necessary for the recruitment process for a specific job position and to the extent permitted by applicable law. If the specified personal data is not provided, the Companies will be unable to assess the candidate’s suitability for the open position and carry out the recruitment procedures.

11. If a candidate provides the Companies with data regarding other individuals related to him or her, the candidate must inform those individuals of this fact and familiarize them with the provisions of these Rules.

12. The legal basis for the processing of personal data of Candidates and other data subjects referred to in paragraphs 7–9 of these Rules (hereinafter referred to as “Data”) may be: the data subject’s intention to enter into a contract with the Companies; the data subject’s consent to the processing of their personal data for a specific purpose; the fulfillment of obligations imposed on the Companies by law. The Companies may also process a data subject’s personal data based on the concept of legitimate interest (for example, processing is necessary for the Companies’ legitimate interest in hiring talent with the competencies we need, as well as to ensure operational risk management and the security of the Career Site’s operation), in compliance with the requirements set forth in the GDPR. Under the conditions set forth in applicable laws, one or more of the legal bases listed above may apply to the processing of the same Candidate’s personal data.

13. The Companies have the right to process a candidate’s personal data regarding criminal convictions and criminal offenses where required by law or where there is a legitimate interest, i.e., to manage the risks assumed by the Companies, to protect the Companies’ reputation, and to safeguard other legitimate interests. The positions for which (non-)conviction requirements apply are determined by a decision of the Companies’ Board of Directors. For candidates at the Latvian and Estonian branches, background checks regarding criminal convictions are not conducted based on legitimate interest.

14. The personal data of candidates regarding criminal convictions and criminal offenses need not be processed on the grounds specified in specific legal acts, but may be processed on the basis of the Companies’ legitimate interests, as specified in the Law on the Legal Protection of Personal Data of the Republic of Lithuania and in accordance with the requirements set forth in the GDPR, provided that the following measures to protect the rights and freedoms of data subjects are applied:

14.1. The Companies shall assess the Candidate’s personal data regarding criminal convictions and criminal offenses in pursuit of their legitimate interests and shall prepare a written report on this assessment. In conducting this assessment, the Companies take into account the specific nature of the duties or job functions, as well as the risks that may arise for the Companies if the individual convicted of certain criminal offenses while performing their duties or work functions, as well as the reasonableness and proportionality of the requirement that the individual not have been convicted of certain criminal offenses, the employee’s fundamental rights and freedoms, and other relevant circumstances. The Data Protection Officer is consulted when conducting this assessment;

14.2. The Companies have approved and published on their website a List of positions for which the incumbent is required to have no criminal record for certain criminal offenses, or of job functions for which this requirement applies to the person performing them. This List also specifies the criminal offenses for which such a person must not have a criminal record. You can view the List at “INVL Asset Management” and “INVL Financial Advisors.”

14.3. Only the personal data of those Candidates regarding criminal convictions and criminal offenses whose current duties or job functions are included in the Lists specified in Section 14.2 of the Rules shall be processed;

14.4. The candidate himself or herself shall provide the Companies with information regarding criminal convictions and criminal offenses within the scope specified by the Companies. The Companies have the right to request a new criminal record (or non-criminal record) certificate if new circumstances (events) have arisen that led to the issuance of a new criminal record (or non-criminal record) certificate, if the Companies have reasonable grounds to doubt that the data is inaccurate or has changed, etc. This data and the criminal record certificates are processed and stored by the Companies’ Human Resources and Administration Department.

15. The Companies will collect a candidate’s personal data from other sources in accordance with applicable laws or upon receiving the candidate’s separate consent. For example, the Companies will verify references provided by the candidate or request feedback from the candidate’s former employers only after informing the candidate. Upon receiving the candidate’s consent, the Company may contact the candidate’s current employer to collect data related to qualifications, professional skills, and work-related characteristics.

16. If, upon completion of the selection process for the relevant position, the Companies do not select the candidate and do not enter into an employment contract with the candidate, the Companies will destroy all of the candidate’s personal data collected for the purposes of the selection process, unless the candidate’s consent is obtained to include his or her data in the Companies’ candidate database. Failure by the candidate to provide a response regarding the inclusion of the candidate’s personal data in the database will be deemed as the candidate’s refusal.

17. If the candidate agrees to be included in the Companies’ candidate database and to receive information about future employee recruitment and selection processes conducted by the Companies or the “Invalda INVL” Group companies¹, the Companies’ candidate database will continue to process the candidate’s data specified in paragraphs 7–9, except for data regarding a criminal record. The data will be processed for no longer than 12 months after the end of the selection process.

18. A candidate is free to refuse to consent to the inclusion and continued processing of their data in the candidate database after the selection process has ended; furthermore, a candidate may withdraw their consent at any time and request that their data be removed from the candidate database.

19. The retention of a candidate’s personal data for a period longer than that specified in these Rules may only take place on the grounds provided for by law.

PURPOSES OF PERSONAL DATA PROCESSING

20. To conduct job recruitment and evaluate candidates, and to review profiles and applications submitted to the Companies. This also includes communicating with candidates regarding their applications and profiles.

21. To collect and evaluate a candidate’s professional profile on our own initiative. This also includes communicating with the candidate regarding their profile.

22. To contact the candidate directly regarding specific current or future job openings at the Companies.

23. To provide candidates with information about job openings at the Companies.

24. To protect and defend the rights and interests of the Companies and the interests of other individuals, for example, in connection with legal claims.

25. To collect information about your use of the Career Site using cookies and other tracking technologies, as described in our Cookie Policy.

26. To monitor, improve, test, and otherwise ensure the security of the Career Site, and to analyze how the Career Site and its content are used and how it performs, in order to obtain statistical data and improve operational efficiency.

27. To contact a referee and request information about the candidate, as well as to evaluate the information you have provided.

SOURCES OF DATA

28. Most often, the Companies receive candidate data directly from the candidate when he or she responds to a job posting by the Companies and/or submits a resume, candidate questionnaire, and/or other application documents (CV, cover letter, etc.) or contacts us.

29. The Companies may also obtain information about a candidate’s application, their resume, and/or other application documents from entities providing job search, recruitment, and/or placement services, such as employment agencies, online job search portals, as well as from referrers and our employees when they believe your profile may be relevant to our current or future job openings. In these cases, the data is processed on the basis of the Companies’ legitimate interests (GDPR Article 6(1)(f))—to identify suitable candidates to fill job openings. The candidate is informed about the data processing during the first contact, specifying the source of the data and providing a link to these Rules.

30. From public sources, such as specialized career social networks (e.g., LinkedIn) and the employer’s website.

31. The Companies may also obtain certain information about a candidate from third parties, such as individuals who recommend the candidate, current or former employers, or from public sources.

32. From the Career Site. If you visit our Career Site, we collect technical and statistical data about how you use the Career Site, as well as information from your device.³⁵ From the candidate who listed you as a recommender. If a candidate lists you as a referral, we receive your contact information from the candidate so that we can contact you.

DISCLOSURE OF DATA TO THIRD PARTIES

33. The Companies may transfer the personal data of a candidate or other data subject to third parties who assist the Companies in conducting candidate selection or who provide services related to selection, candidate evaluation, and the Companies’ internal administration, as well as Career Site services. Such parties (data processors) may include external recruitment and/or assessment service providers engaged by the Companies, database software providers, database administration service providers, the company providing the Career Site services, and so on. In each case, the data processor is provided with only as much data as is necessary to fulfill a specific task or provide a specific service. Data processors engaged by the Companies may process the data subject’s personal data only in accordance with the Companies’ instructions and may not use it for other purposes or disclose it to other parties without the Companies’ consent. Furthermore, data processors engaged by the Companies must ensure the security of the data subject’s data in accordance with applicable laws and written agreements concluded with the Companies.

34. We may share your personal data with companies within our group—the “Invalda INVL” group—when they provide us with services and functionality related to employer branding and the hiring process, such as granting access to certain systems and software. The Companies may also share candidates’ personal data with companies within the “Invalda INVL” Group if, in the Companies’ opinion, the candidate may be suitable for a position at those companies and the candidate has given their consent.

35. The personal data being processed may also be disclosed to competent government or law enforcement agencies or supervisory authorities, but only upon their request and only when required by applicable laws or in cases provided for by law where the supervisory authority’s consent is necessary due to the candidate’s intended position.

36. Your personal data may be disclosed to parties involved in legal proceedings if necessary to protect or defend our rights.

RIGHTS OF DATA SUBJECTS

37. A data subject has the right to obtain confirmation from the Companies as to whether the Companies are processing the data subject’s personal data, as well as the right to access the data subject’s personal data processed by the Companies and information regarding the purposes of data processing, the categories of data processed, the categories of data recipients, the duration of data processing, the sources from which the data was obtained, how long it is stored, and to whom the personal data is disclosed (the right to access one’s personal data). To obtain such information, the data subject must contact the email address specified in these Rules.

38. If the data provided by the candidate in their application documents to the Companies has changed, or if the data subject believes that the information about them processed by the Companies is inaccurate or incorrect, the data subject has the right to request that this information be amended, clarified, and/or corrected (the right to request the correction of personal data).

39. Under certain circumstances specified in the GDPR (such as when personal data has been processed unlawfully, the legal basis for processing has ceased to exist, etc.), the data subject has the right to request that the Company erase the data subject’s personal data (the right to erasure—the right to be forgotten).

40. Under the circumstances specified in the GDPR (when personal data is processed unlawfully, during the period while the data subject’s request regarding the accuracy of the data or the processing of the data, etc., is being examined, the data subject has the right to request that the Companies restrict the processing of the data subject’s personal data, except for storage (the right to restrict the processing of personal data).

41. The data subject has the right to object to the processing of personal data when such data is processed for the legitimate interests of the Companies, by specifying the reasons for the objection to the processing of personal data. The Companies shall no longer process the personal data, unless the Companies demonstrate that the processing is based on compelling legitimate grounds that override the data subject’s interests, rights, and freedoms, or for the establishment, exercise, or defense of legal claims (the right to object to the processing of personal data).

42. The data subject has the right to request that the Company provide, in writing or in a commonly used electronic format, the personal data submitted by the data subject to the Company that is processed by automated means on the basis of the data subject’s consent or the performance of a contract, and, where possible, to transmit such data to another service provider (right to data portability).

43. In cases where the Companies process a data subject’s personal data on the basis of the data subject’s consent, the data subject has the right to withdraw their consent at any time and to request that the Companies cease further processing of personal data carried out on the basis of that consent. Please note that, upon withdrawal of consent, the Company may be unable to provide the data subject with certain offers, such as an invitation to participate in a competition for newly announced job openings, if the data subject has not consented to being included in the candidate database.

44. The data subject has the right to file a complaint with the State Data Protection Inspectorate (address: L. Sapiegos St. 17, Vilnius; website: https://vdai.lrv.lt).

45. If a data subject believes that the Companies are processing their data in violation of data protection laws, as well as for all other matters related to the processing of personal data—including requests to exercise rights—the data subject is always asked to contact the Companies directly first. The Companies, as controllers of data subjects’ personal data, can be contacted in the following ways:

45.1. by email at info@invl.com;

45.2. by contacting the Companies’ Data Protection Officer (email address: dap@invl.com);

45.3. by mail at: Gynėjų g. 14, 01109, Vilnius

46. Contact information for the data controllers:

UAB “INVL Asset Management”

Legal entity code: 126263073

Registered office address: Gynėjų g. 14, 01109, Vilnius

Tel.: +37052790601

Email address: info@invl.com

and

UAB FMĮ “INVL Financial Advisors”

Legal entity code: 304049332

Registered office address: Gynėjų g. 14, 01109, Vilnius

Tel.: +37052790601

Email address: info@invl.com

47. Upon receiving a request from a data subject to exercise any of his or her rights, and after verifying the data subject’s identity, the companies undertake to, without undue delay, but in any case no later than one month from receipt of the data subject’s request, to provide the data subject with information regarding the actions taken in response to the data subject’s request. Depending on the complexity and number of requests, the Company has the right to extend the one-month period by an additional two months, provided that it notifies the data subject of this before the end of the first month and specifies the reasons for such an extension.

48. The data subject shall not be charged any fee to obtain information about the personal data processed concerning him or her (or to exercise any other rights). However, the Company may charge a reasonable fee if the data subject’s request is manifestly unfounded, repetitive, or disproportionate.

FINAL PROVISIONS

49. These Rules are approved by the Chief Executive Officers of the Companies. These Rules shall take effect on the date of their approval.

50. These Rules may be supplemented or amended in light of changes in the Companies’ operations and needs.

51. The Companies’ Human Resources and Administration Department is responsible for the preparation, updating, and amendment of these Rules.

52. The Lithuanian language text of these Rules shall take precedence over the English language text.